Définition

L'article L211-1 du Code du patrimoine définit les archives comme « l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité ».

Les archives sont des documents propres à l'activité du service, uniques et originaux. Ils sont soumis à des règles précises de traitement et de conservation.

Pourquoi conserver ?

La conservation des archives répond à un triple intérêt :

. la gestion courante du service. Les agents disposent en permanence des informations utiles à son activité.

. la justification des droits et obligations des personnes physiques et morales, publiques ou privées. On conserve les preuves en cas de contestation.

. la sauvegarde de la mémoire. La conservation des archives permet enfin de constituer les matériaux nécessaires aux citoyens et aux chercheurs.

À ces niveaux d'intérêt, il est possible de faire correspondre les « trois âges » des archives :

. archives courantes : gestion courante

. archives intermédiaires : justification des droits

. archives définitives et historiques : sauvegarde de la mémoire

Responsabilité du fonctionnaire

Tout fonctionnaire est responsable des documents qu'il produit ou reçoit. Il n'en est pas le propriétaire et est tenu de les verser aux Archives départementales à l'échéance de l'âge intermédiaire. Les archives des administrations sont imprescriptibles, appartiennent au domaine public mobilier et ne peuvent être détruites sans le visa préalable du directeur des Archives départementales.

Aborder une nouvelle affaire, c'est ouvrir un nouveau dossier. Ce dossier regroupe tous les documents relatifs à l'affaire. Dès sa création, le dossier a valeur de document d'archives.

Création d'un dossier

Tout dossier doit être identifié au minimum par :

. un intitulé précis (objet du dossier)

. des dates extrêmes (année de la pièce la plus ancienne et de la pièce la plus récente)

On peut ajouter si nécessaire le numéro d'ordre du dossier, l'objet du dossier, les typologies documentaires.

     Quelques gestes peuvent permettre une meilleure tenue des dossiers :

. détruire au fur et à mesure les papiers de corbeilles (brouillons, doubles, formulaires vierges, prospectus, documents reçus pour information).

. scinder les dossiers volumineux

. créer des sous-dossiers pour chaque division logique du dossier, et donner un sous-intitulé à chacun

. maintenir un ordre interne (souvent chronologique avec la plus ancienne dessous)

. laisser ensemble les pièces liées (une lettre et sa réponse).

. ne pas utiliser de ruban adhésif, trombones, élastiques, pochettes plastiques.

Les types de classement

Plusieurs types de classement peuvent être utilisés :

. thématique . géographique

. alphabétique . chronologique

. numérique

Chaque mode de classement a des conséquences sur les recherches ultérieures et sur l'archivage.

La durée d'utilité administrative (DUA)

La DUA est le délai pendant lequel les documents sont nécéssaires à l'activité du service et/ou citoyen pour faire valoir ses droits. C'est une période de conservation obligatoire des documents, fondée sur des critères juridiques ou administratifs.

Tant que court la DUA, le service producteur est responsable de la conservation de ses dossiers.

Le cycle de vie des documents : instructions et tableaux de gestion

S'appuyant sur les instructions ministérielles, le tableau de gestion est un outil élaboré entre l'organisme producteur et les Archives départementales. Il a pour but une meilleure gestion des documents produits dans le cadre de l'arctivité de chaque service. La documentation (organigrammes, fiche de poste, ...) ainsi que la compréhension du fonctionnement du service (procédures, types de documents produits, ...) permettent de créér la structure du tableau de gestion. Il détermine et justifie les DUA et sorts finaux.

Le tableau de gestion est un véritable contrat d'archivage, établi entre les administrations, et sert de référence constante dans le temps. Il impose la conservation, mais propose seulement la destruction qui reste facultative. Il ne remplace pas le visa d'élimination.

La salle de pré-archivage

Les Archives intermédiaires d'un organisme gagnent à être regroupées dans un local spécifique, où chaque service dispose d'un espace déterminé.

Les locaux doivent être à l'abri de la lumière, protégés des risques d'inondation ou de fuites, d'incendie, de vol. Ils exigent un contrôle du climat (température, hygrométrie) et la plus grande stabilité de ces paramètres.

Les rayonnages, fixes ou mobiles, de préférence métalliques, sont pourvus de tablettes réglables en hauteur. Les travées et les tablettes sont numérotées en continu, afin de localiser facilement les documents.

Les Archives départementales peuvent conseiller pour les choix stratégiques et méthodiques : numérotation des épis, des travées, des tablettes ; répartition dans les zones disponibles des documents selon leur sort final (élimination, versement, …) ; outil de gestion de la localisation des boîtes et des prêts internes aux services.

Le correspondant archives

Son rôle est définit dans la circulaire du 2 novembre 2001 du Premier Ministre.

Il est recommandé de confier la gestion des locaux de pré archivage à un responsable unique, le correspondant archives : Ses attributions sont :

. organiser le rassemblement des archives intermédiaires dans un local convenablement équipé, en tenant à jour un état de ces documents et en contrôlant son accès

. sensibiliser l'ensemble des agents au bon classement des dossiers, sur support papier ou numérique.

. assurer la communication des documents archivés aux services lorsqu'ils en ont besoin et contrôler le respect des règles de communicabilité des documents au public.

. être le correspondant permanent des Archives départementales sur l'élaboration des tableaux de gestion, la préparation des bordereaux d'élimination et de versement et le suivi des applications informatiques.

La production administrative étant particulièrement abondante en volume, il est indispensable de procéder régulièrement à une sélection des documents utiles pour la gouvernance future de l'institution, pour défendre ses droits, et ceux du citoyen, et/ou pour la documentation historique à la recherche. Lorsque la DUA a expiré, il faut procéder à la destruction des documents sans intérêt historique et au versement des dossiers aux Archives départementales.

Quand ?

L'initiative vous revient. N'attendez pas que vos locaux soit saturés. Il est recommandé d'effectuer régulièrement ses opérations.

Quoi ? 

La distinction entre dossiers à verser et dossiers à éliminer incombe au service versant sous le contrôle et avec l'aide des Archives départementales. Elle est faite en application d'un tableau de gestion ou d'une instruction de tri.

Comment ? 

Les éliminations et versements ne peuvent avoir lieu qu'après accord entre votre service et les Archives départementales. Cet accord est dans les deux cas concrétisé par un bordereau signé par les deux parties : élimination pour les archives éliminables, versement pour les archives définitives.

Ces "coopérations entre les administrations" est facilitée par l'existence d'un correspondant archives.

Le tri entre archives à éliminer et celles à conserver est réglementé. Le Service Interministériel des Archives de France met en ligne l'ensemble des circulaires de tri, classées par thématique :

http:/www.archivesdefrance.coulture.gouv.fr/gerer.records-managment-et-collecte/instructions/

Pourquoi détruire ?

Pour garantir la bonne gouvernance d'une administration et l'efficacité du travail de ses agents, il est indispensable de procéder régulièrement à des éliminations des dossiers périmés et de leurs doublons. Les dossiers sériels, relevant de procédures redondantes (cartes grises, dossiers de subvention, ...) doivent faire l'objet de tri sélectifs, reposant sur des critères xhronologiques, géographiques, alphabétiques, statistiques qui sont définis conjointement par le service producteur et les Archives départementales.

Comment détruire ?

Les documents ne présentant pas d'intérêt sont détruits par incinération, déchiquetage ou broyage.

La destruction matérielle des documents pour lesquels vous avez reçu un visa d'élimination vous incombe. Les certificats de destruction doivent être conservés avec les visas d'élimination sans limite de durée.

Les documents et données numériques ou les documents papier numérisées sont soumis aux mêmes principes de tri ou d'élimination que les archives papier.

Selon quelles règles ?

Aucun dossier ne peut être détruit sans le visa du directeur des Archives départementales délivré par délégation du Préfet, sous peine de poursuite pénale. La délivrance du visa s'effectue dans le cadre du contrôle scientifique et technique. Cette mission vise à garantir et protéger le patrimoine culturel en France. L'Etat exerce un droit de regard.

Toute élimination doit faire l'objet d'une préparation :

. identifier les documents à éliminer

. rédiger le bordereau

. l'envoyer aux Archives départementales en deux exemplaires papier originaux pour être visé

. après l'obtention du visa, procéder matériellement aux éliminations selon les règles en vigueur

. fournir le certificat de destruction aux Archives départementales

Pourquoi verser ?

 Le versement des archives définitives aux Archives départementales garantit la pérennité de la mémoire des activités de ce dernier et contribue à la constitution de la documentation historique et statistique de la recherche.

Comment verser ?

Un versement est un acte réglementaire.

Le correspondant archives du service assure l'interface entre ses collègues et les archives départementales en vue de la préparation d'un versement (prise de rendez-vous, contrôle des bordereaux, ...).

Le versement doit être préparé en s'appuyant sur la circulaire ministérielle de référence et.ou sur le tableau de gestion.

Une visite-conseil des Archives départementales peut être effectuée avant de préparer un versement.

Selon quelles règles ?

Tout versement doit faire l'objet d'une préparation :

. identifier les dossiers à verser

. mettre en ordre intellectuellement et matériellement les dossiers : regrouper par mission, puis attributions

. ranger les dossiers en boîtes d'archives

. numéroter les boîtes

. rédiger le bordereau de versement.

Transfert et prise en charge des documents aux Archives départmentales

Le bordereau de versement, adressé aux Archives départementales en deux exemplaires originaux papier et signés, puis validé par le directeur des Archives départementales est un acte tranférant la responsabilité juridiques sur les documents.

Une date est fixée pour le transfert et le service producteur apporte les documents aux Archives départementales. Un exemplaire du bordereau validé est rendu au service.

Accéder à vos archives après le versement

Il peut s'avérer nécessaire pour le traitement d'un dossier, de consulter des documents déjà versés aux Archives départementales. La demande est :

. simple et rapide : la demande peut être faite par courrier, mail ou téléphone.

. limitée aux documents de votre service

. limitée dans le temps

Il s'agit d'une communication administrative dont la procédure se poursuit ainsi :

. demande auprès des archives en donnant la(es) cote(s) que vous souhaitez consulter.

. les Archives départementales se mettent en relation avec vous pour fixer les modalités.

. une fois la consultation finie, il est impératif de restituer le dossier.

Il est demandé à l'emprunteur de ne pas soustraire, ni ajouter de documents au dossier emprunté avant de le restituer.

La consultation dans votre service de vos documents par le public

Tout citoyen peut avoir accès aux documents produits par votre service ainsi qu'aux données nominatives le concernant, selon la législation en vigueur et sous certaines conditions (loi du 6 janvier 1978, relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés et du 17 juillet 1978, relative à la liberté d'accès aux documents administratifs et à la réutilisation des informations publiques, modifiées par la loi du 12 avril 2000 ; loi du 15 juillet 2008 sur les archives).

Les administrations sont tenues de les communiquer, sous réserve que ces documents soient achevés, qu'ils n'aient pas fait par ailleurs l'objet d'une diffusion publique, ou qu'ils n'aient pas été réalisé dans le cadre d'un contrat de prestation de service.

Les Archives départementales peuvent vous apporter leurs conseils en la matière afin de vous permettre de répondre de manière satisfaisante à toute demande de ce genre.

La loi du 15 juillet 2008 a introduit le principe de la libre communicabilité des archives. Dans la pratique, les documents consultables librement, notamment sur le fondement de la loi du 17 juillet 1978, le restent une fois versé aux Archives départementales. Toutefois, selon la nature des informations contenues dans les dossiers et des intérêts à protéger, dans un souci de protection de la sûreté de l'Etat comme des libertés collectives et individuelles, la loi a prévu des délais avant la libre communicabilité (Code du patrimoine, livre II, art. L213-1 à L213-8).

La dérogation

Les délais de communicabilité sont fixés par la loi, dans le souci de maintenir l'équillibre entre la transparence administrative et la nécessité de préserver la vie privée.

Il est possible de déroger à ces délais. Votre service est alors sollicité en cas de demande de consultation. En cas de refus ou de difficulté, le demandeur peut demander l'avis de la Commission d'accès aux documents administratifs (CADA) avant toute saisine contentieuse.

Dans cette rubrique, je vous propose de mettre à votre disposition le produit de nos réflexions :

. points abordés en réunion

. actualités archivistiques

. résultat de projet, ...