La durée d'utilité administrative (DUA)
La DUA est le délai pendant lequel les documents sont nécéssaires à l'activité du service et/ou citoyen pour faire valoir ses droits. C'est une période de conservation obligatoire des documents, fondée sur des critères juridiques ou administratifs.
Tant que court la DUA, le service producteur est responsable de la conservation de ses dossiers.
Le cycle de vie des documents : instructions et tableaux de gestion
S'appuyant sur les instructions ministérielles, le tableau de gestion est un outil élaboré entre l'organisme producteur et les Archives départementales. Il a pour but une meilleure gestion des documents produits dans le cadre de l'arctivité de chaque service. La documentation (organigrammes, fiche de poste, ...) ainsi que la compréhension du fonctionnement du service (procédures, types de documents produits, ...) permettent de créér la structure du tableau de gestion. Il détermine et justifie les DUA et sorts finaux.
Le tableau de gestion est un véritable contrat d'archivage, établi entre les administrations, et sert de référence constante dans le temps. Il impose la conservation, mais propose seulement la destruction qui reste facultative. Il ne remplace pas le visa d'élimination.
La salle de pré-archivage
Les Archives intermédiaires d'un organisme gagnent à être regroupées dans un local spécifique, où chaque service dispose d'un espace déterminé.
Les locaux doivent être à l'abri de la lumière, protégés des risques d'inondation ou de fuites, d'incendie, de vol. Ils exigent un contrôle du climat (température, hygrométrie) et la plus grande stabilité de ces paramètres.
Les rayonnages, fixes ou mobiles, de préférence métalliques, sont pourvus de tablettes réglables en hauteur. Les travées et les tablettes sont numérotées en continu, afin de localiser facilement les documents.
Les Archives départementales peuvent conseiller pour les choix stratégiques et méthodiques : numérotation des épis, des travées, des tablettes ; répartition dans les zones disponibles des documents selon leur sort final (élimination, versement, …) ; outil de gestion de la localisation des boîtes et des prêts internes aux services.
Le correspondant archives
Son rôle est définit dans la circulaire du 2 novembre 2001 du Premier Ministre.
Il est recommandé de confier la gestion des locaux de pré archivage à un responsable unique, le correspondant archives : Ses attributions sont :
. organiser le rassemblement des archives intermédiaires dans un local convenablement équipé, en tenant à jour un état de ces documents et en contrôlant son accès
. sensibiliser l'ensemble des agents au bon classement des dossiers, sur support papier ou numérique.
. assurer la communication des documents archivés aux services lorsqu'ils en ont besoin et contrôler le respect des règles de communicabilité des documents au public.
. être le correspondant permanent des Archives départementales sur l'élaboration des tableaux de gestion, la préparation des bordereaux d'élimination et de versement et le suivi des applications informatiques.