Imprimer cette page

Vos archives

Vous êtes une commune ou un groupement de communes

mairie.jpg

Les archives de votre collectivité sont des archives publiques qui suivent le régime commun à ces dernières.

Pour accéder aux informations sur ce régime commun, consulter la rubrique "Vous êtes une administration".

Pour toute question sur les archives communales, votre interlocuteur aux Archives départementales est Béatrice Maury.


Le maire est responsable de ses archives 

enveloppe_maire.jpg

Le maire a la responsabilité civile et pénale de l’ensemble des archives de la commune, y compris l’état civil et le cadastre (propriété de l'État). Il doit les conserver pour :

  • la gestion des affaires communales ;
  • la justification des droits de la commune ;
  • la sauvegarde de l’histoire et de la mémoire collective.

« Des dispositions pénales sont prises à l’encontre de toute personne qui, à la cessation de ses fonctions, aura, même sans intention frauduleuse, détourné des archives publiques. » (Code du patrimoine art. L. 214-3)


Le récolement : une opération essentielle

recolement.jpg
formulaire_recolement_2014.pdf

À chaque nouvelle élection, le maire doit établir le récolement des archives, c'est à dire la liste des documents principaux conservés en mairie, accompagné d'un procès-verbal de prise en charge des archives.
Cosigné par le maire sortant et le maire entrant, il équivaut à un transfert de responsabilité envers les archives.

Attention : un maire réélu doit également remplir le récolement !


Les obligations de la collectivité

local_accueil.jpg

"Les collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives. Elles en assurent la conservation et la mise en valeur." (Code du patrimoine, L. 212-6)

Frais de conservation des archives (reliure, restauration) :

Ils constituent une dépense obligatoire pour les communes (CGCT, L. 2321-2).

Locaux publics :

Les collectivités territoriales doivent conserver leurs archives dans un bâtiment public (CGCT, R. 1421-4).

Tout transfert, qu'il soit temporaire ou non, chez un particulier, même s'il s'agit du maire ou d'un élu, est interdit.

Devoir d'information :

Les communes informent le préfet de tout sinistre, soustraction ou détournement d'archives (CGCT, R. 1421-5).

Elles l'informent aussi de tout projet de construction ou d'aménagement de local d'archives.


Le contrôle scientifique et technique de l'Etat

Le contrôle sur les archives des collectivités est exercé au nom de l'Etat par le directeur des Archives départementales (CGCT, R. 1421-1 et 2).

Des inspections régulières dans les communes permettent de vérifier les conditions de gestion et de conservation des archives.

Elles donnent lieu à un rapport envoyé au maire et au préfet.

Ces visites sont aussi l'occasion d'échanges et de conseils sur les éventuels problèmes rencontrés par les agents et les élus.

Toute opération concernant des documents d'archives (déménagement, restauration, numérisation, classement d'archives par une personne extérieure) doit être signalée aux Archives départementales.

Ceci est d'autant plus important que les démarchages des entreprises en commune sont nombreux, et les résultats parfois très inégaux.


Le dépôt aux Archives départementales 

ad48.jpg

Les communes de moins de 2000 habitants ont l'obligation de déposer aux Archives départementales leurs documents de plus de 100 ans, le cadastre qui n'est plus en usage depuis plus de 30 ans et l'état civil de plus de 150 ans (Code du patrimoine, L. 212-11).

Les communes de plus de 2000 habitants peuvent aussi déposer leurs archives, après délibération du conseil municipal (Code du patrimoine, L. 212-12).

Si les archives sont en péril, le préfet peut ordonner leur dépôt d'office, quelle que soit l'importance de la commune et la date des documents (Code du patrimoine, L. 212-12 et 13).

Dans tous les cas, la commune reste propriétaire de ses archives déposées.


La gestion des archives par un secrétariat intercommunal

La loi permet à une commune de confier ses archives, par convention, au groupement de communes ou à une autre commune membre, s'il existe un service d'archives constitué (Code du patrimoine, L. 211-6).

Dans la pratique, il arrive que, pour une meilleure gestion quotidienne, les archives de plusieurs collectivités soient rassemblées dans un même secrétariat.

Cette mutualisation devrait être actée par une délibération des communes ou de l'EPCI concernés, afin de clarifier la situation et les responsabilités de chacun, et d'éviter d'éventuels problèmes.

En effet, les documents, même conservés ailleurs, restent la propriété de la commune et sous la responsabilité du maire qui doit aussi les porter sur le récolement.


La gestion des archives communales déposées aux AD

magasin_edt.jpg

Les archives communales déposées sont conservées, classées et communiquées dans les mêmes conditions que les autres documents des Archives départementales.

Il n'est procédé à aucune élimination sans l'autorisation du conseil municipal (Code du patrimoine, R. 1421-14).

Le directeur des Archives départementales remet à la commune dans les plus brefs délais un état sommaire et ultérieurement un répertoire détaillé de ses documents.

Les archives déposées sont classées dans la sous-série E-dépôt (EDT), selon le cadre de classement réglementaire des archives communales de 1926.

Vous avez accès aux répertoires en ligne des fonds communaux déposés dans la rubrique de l'état général des fonds (archives publiques, toutes périodes, archives communales).

La rubrique "Tout sur votre commune !" vous donne accès à toutes les ressources en ligne la concernant.


Gérer les archives en mairie

armoire_archives.jpg

Vous trouverez des conseils pratiques pour la gestion quotidienne de vos archives dans le petit guide "Trier, classer".


Trier ses archives

tri.jpg

Les modalités pratiques sont identiques pour toutes les archives publiques. Voir la rubrique "Vous êtes une administration".

Des circulaires de tri réglementaires sont élaborées par les Archives de France pour les documents communaux et intercommunaux.

Pour les fonctions communes à toutes les collectivités : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/3217

Pour les autres domaines il faut consulter la circulaire : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/7759

mairie_rayonnage.jpg

Classer ses archives

salle_archives.jpg
armoire.jpg

En théorie, le mode de classement est différent selon que les documents datent d'avant ou d'après 1982 :

- Dossiers antérieurs à 1982 : classement thématique selon le cadre de classement réglementaire de 1926 (facilité pour la recherche).
- Dossiers postérieurs à 1982 : classement en continu (gain de place).

 

En pratique, il est souvent difficile de mettre en place ces systèmes dans les petites communes.

Des dossiers bien constitués, classés en boîtes archives solides, portant l'identification sommaire et les dates extrêmes suffisent pour simplifier les recherches ultérieures.

Éviter absolument les termes : « Divers », « Affaires classées ».


Éliminer ses archives

Toute demande d'élimination d'archives passe par la rédaction d'un bordereau signé par le maire et envoyé aux Archives départementales pour visa.

Une fois le visa du directeur des Archives départementales accordé, le maire est déchargé de la responsabilité légale sur les documents à éliminer.

Il peut alors faire détruire les documents de façon réglementaire. Il retourne aux Archives départementales un certificat de destruction.

Pas besoin de bordereau d'élimination pour la documentation : journaux officiels (plus d'obligation de conservation), revues, catalogues...

 

A télécharger


Tenue des registres de délibérations

registre_deliberation.jpg

Depuis le 11 juillet 2010, la tenue des registres de délibérations et d'arrêtés des communes et des intercommmunalités fait l'objet d'une nouvelle réglementation.


Communiquer ses archives : quels documents ?

etat_civil.jpg

Les archives communales suivent les règles de communication des archives publiques fixées par le code du patrimoine art. L. 213-2. Voir la rubrique "Comment consulter sur place"

Si les documents n'ont pas atteint les délais légaux (voir tableau), le lecteur peut demander une dérogation en utilisant le formulaire ci-dessous.


Communiquer ses archives : dans quelles conditions ?

La consultation par le public s’exerce exclusivement dans les locaux de la collectivité sous surveillance d'un agent ( CGCT art. R. 1421-4).

Toute photocopie de document relié est déconseillée pour des raisons de conservation. Il est possible de photographier sans flash les documents.

Si un lecteur souhaite mettre en ligne sur internet des documents reproduits, il est fortement conseillé à la commune de lui faire signer un engagement de réutilisation des informations publiques conforme à la législation.


Pour vous aider : l'archiviste du Centre de gestion de la fonction publique territoriale

Pour mieux gérer leurs archives communales, les collectivités peuvent avoir recours au service itinérant des archives du Centre de gestion de la Lozère.

Sous le contrôle scientifique et technique du directeur des Archives départementales, l'archiviste itinérant intervient pour des missions d'aide à la gestion des archives (tri, élimination, classement).


Les Archives départementales à votre service !

guide_aaf.jpg

En résumé si :

  • Vous vous questionnez sur la gestion de vos archives,
  • Vous souhaitez valoriser vos documents d'archives,
  • Vous avez besoin d'un dossier que vous avez déposé,
  • Vous recherchez des informations complémentaires sur l'histoire de votre commune,
  • Vous hésitez entre deux devis de restauration ou avez besoin de conseils pour la reliure de documents, etc.

N'hésitez pas à nous contacter !
Tél : 04.66.65.22.88

Et n'oubliez pas que :

Les Archives départementales organisent des journées de formation pour les secrétaires de mairie, en lien avec le Centre de gestion de la fonction publique territoriale et l'IUP de Mende.

formation.jpg


haut de page
Accéder à votre espace personnel Tout sur votre commune

Archives départementales de la Lozère - 12 avenue du Père Coudrin - 48000 Mende